ECM-mjukvara erbjuder en rad fördelar för organisationer, bland annat tillgång till dokument, förbättrat samarbete, ökad säkerhet och styrning samt enkla sökfunktioner. En Enterprise Content Management-plattform kan öka produktiviteten hos både anställda och intressenter, minska övergripande affärskostnader och minska riskerna.
Enterprise Content Management (ECM) ger organisationer verktygen för att fånga, organisera, lagra och optimera en ständigt växande mängd digital information. Detta inkluderar dokument, bilder, rich media och andra typer av innehåll som har affärsvärde. ECM bidrar också till att effektivisera innehållens livscykler och automatisera arbetsflöden.
Här följer fem centrala fördelar med ECM som kan hjälpa organisationer att omvandla hur de lagrar innehåll och andra affärskritiska dokument.
Enterprise Content Management (ECM)
- Definition: ECM är en samling av verktyg och mjukvara för att fånga, organisera, lagra och optimera digital information i en organisation.
- Nyckelfördelar:
- Tillgång till dokument: Viktiga affärsdokument blir enkelt tillgängliga.
- Förbättrat samarbete: Underlättar delning och samarbete kring filer och dokument.
- Ökad säkerhet: Säkerställer att endast behöriga personer får åtkomst.
- Sökbarhet: Gör innehåll enkelt att hitta genom avancerade sökfunktioner.
- Styrning och efterlevnad: Hjälper organisationer följa regler och riktlinjer.
- Vanliga användningsområden:
- Dokumenthantering (kontrakt, tekniska manualer)
- Samarbetesplattformar
- Säkerhets- och efterlevnadskontroller
- Söktjänster för snabba informationssökningar
- Processautomation och arbetsflöden
- Teknisk aspekt: ECM använder metadata och kategoriseringsverktyg för att organisera och säkra innehåll.
1. ECM gör viktiga affärsdokument tillgängliga
Organisationer skapar ständigt nya, viktiga dokument – såsom kontrakt, produktspecifikationer och tekniska manualer – vilket blir alltmer utmanande att producera och hantera. Detta innehåll omfattar både pappersdokument och elektroniska dokument, som kan vara långa, innehålla hundratals eller tusentals sidor och kombinera text med bilder.
ECM-mjukvara kan lagra, skydda och underhålla dessa värdefulla arbetsprodukter. Systemet fungerar som ett centralt arkiv, inklusive både lagringsmiljön och den organisatoriska strukturen – definierad av en filplan – för att kategorisera dokument. ECM använder olika typer av metadata för att tagga filer med olika termer och kriterier.
En viktig aspekt är att ECM underlättar dokumentinsamling för hela organisationen, där användare kan få tillgång till godkända versioner från ett gemensamt arkiv.
2. ECM förbättrar teamens samarbete
När anställda delar information genom elektroniska dokument och digitaliserade bilder förlitar de sig ofta på filnamn och innehållskategorier kopplade till projekt, uppgifter, aktiviteter eller andra organiserande kriterier. ECM erbjuder en lättillgänglig plats för att dela filer, där teammedlemmar kan organisera filer och mappar utifrån deras specifika projekt eller uppgifter. Detta gör att andra medlemmar och intressenter kan hitta rätt information och den senaste versionen av varje dokument.
ECM kan också lagra filer säkert, automatiskt tilldela innehållskategorier, visa listor med godkända termer och föreslå nya. Med dessa ECM-funktioner ökar teamproduktiviteten, ofta exponentiellt, när fler och fler anställda i en organisation förlitar sig på ECM för att utföra sitt arbete. Denna ökning av produktivitet kan ses särskilt i stora organisationer där informationsflödet är komplext.
3. ECM bibehåller säkerheten för innehåll
När digitala filer görs tillgängliga online möter organisationer ett antal inneboende risker och behöver mekanismer för att säkerställa innehållets säkerhet. Endast behöriga personer bör kunna skapa, uppdatera och/eller ta bort vissa dokument, bilder eller andra digitala objekt. Administratörer måste också kunna övervaka informationsflöden för att följa upp statusen för sina samlingar.
ECM-system ger säkerhet och förtroende för att minska riskerna. Precis som att låsa dörrarna till en kontorsbyggnad och sedan spåra vem som går in, autentiserar ECM personer och processer som vill ha åtkomst till ett arkiv och säkerställer att de är de de utger sig för att vara. När systemet godkänner användare hanterar det också åtkomstkontroller för enskilda filer och mappar, och bestämmer vem som kan skapa, läsa, uppdatera och radera olika filer. Alla interaktioner loggas, vilket ger administratörer data för att övervaka och verifiera innehållsflöden.
4. ECM gör innehåll enkelt att söka efter
Anställda lägger ner avsevärd tid och ansträngning på att leta efter information och vidta åtgärder baserat på resultaten. En inköpsagent kan exempelvis behöva kontrollera delar av ett kontrakt innan godkännande av en inköpsorder. En marknadsförare som planerar en kampanj kan vilja hitta tidigare marknadsföringsplaner för att basera den nya kampanjen på tidigare framgångar. En mjukvarudesigner kanske vill granska kundernas krav och problemrapporter innan hen föreslår förbättringar av en befintlig produkt. Alla dessa arbetsmoment förutsätter att de anställda har snabb och enkel tillgång till innehåll.
ECM erbjuder flera funktioner för att göra innehåll sökbart och underlätta för anställda att snabbt få svar på sina frågor, vilket sparar tid i arbetet. Grundläggande sökning börjar ofta med nyckelordsmatchning och visar en lista med resultat som matchar de fördefinierade teckensträngarna.
För att skydda informationen vid sökning, ser ECM till att medarbetarna bara kan hitta och visa filer de har rättighet att komma åt. Metoder som naturlig språkbehandling kan tillföra intelligens till sökprocessen och öka både precision och räckvidd i resultaten. Federerad sökning, en metod som samlar information från olika källor, kan spara tid genom att aggregera resultat från flera arkiv inom organisationen.
5. ECM stödjer styrning av innehåll
ECM hjälper organisationer att hantera riskerna med digitalt arbete genom att erbjuda verktyg, tjänster och grundläggande strategier för god styrning genom hela innehållets livscykel. Detta inkluderar att hjälpa anställda att separera pågående arbete från slutliga versioner, säkerställa att ECM-systemet bibehåller publicerade föremål och implementera retention-policyer för olika filtyper.
ECM kan också automatiskt identifiera vilka filer som utgör officiella dokument och hantera dem med formella processer för långvarig arkivering. Vid juridiska tvister kan ECM tillämpa juridiska hålltagningar på fördefinierade dokumentkollektioner och hämta de begärda filerna från arkivet, vilket minskar kostnader och risker.
Med rätt ECM-strategier och verktyg kan organisationer bättre hantera och skydda sin digitala information samt säkerställa att den är organiserad och lättillgänglig för rätt personer.