Agil marknadsföring – hur marknadsföringsteam kan implementera ett agilt arbetssätt

Vad är agil marknadsföring?

Agil marknadsföring är ett arbetssätt där team använder och analyserar data för att löpande anpassa marknadsaktiviteter. Det är ett synsätt som har blivit populärt bland utvecklingsteam men som också har antagits av andra avdelningar på grund av fördelarna för både kunder och anställda.

Det enklaste sättet att konceptualisera Agile-systemet är att jämföra det med det traditionella ramverket för projektledning: Waterfall. Enligt Waterfall-metoden slutförs ett projekt i ett helt block med testning när projektet anses vara klart. Till skillnad från Waterfall bryter Agile upp ett projekt (epic) i mindre delar (features) och slutför varje del under en sprint, med testning när varje block är klart.

Bildkälla

Hur ser detta ut för ett marknadsföringsteam?

Om ni använder Waterfall-modellen kommer marknadsföringsteamet att slutföra alla uppgifter inom ett specifikt projekt innan de testar och söker godkännande från klienten. När ni använder Agile, skulle ett huvudmål, till exempel SEO, delas upp i olika mindre initiativ (features) med kortare tidsfrister och produktionen skulle få feedback efter varje steg på vägen.

För att förstå begreppet agil marknadsföring till fullo måste scrum-ramverket införas. När någon pratar om att implementera Agile för sitt marknadsföringsteam hänvisar de sannolikt till att använda scrum-ramverket. Medan Agile innehåller olika ramar är scrum det mest populära ramverket under Agile-paraplyet.

Vad är Scrum?

Scrum-ramverket har en förenklad kärna: samarbete och sprints. Den allmänna idén med scrum är att projektet kommer att engagera ett team som slutför en uppgift i taget, i ett projekt med mycket specifika tidsfrister. Detta är känt som en sprint. Varje dag kommer teamet att ha ett möte för att diskutera eventuella hinder. När sprinten är klar kommer de att ha ett retrospektivt möte för att diskutera vad man lärde sig från sprinten. Detta är scrum i korta drag, men jag kommer att förklara mer i detalj och hur ni tillämpar det på ert marknadsföringsteam.

Så här implementerar ni agil marknadsföring (med hjälp av Scrum Framework) i ert team

1. Bilda ett team och tilldela roller

Det som tenderar att hända hos marknadsföringsbyråer är att teammedlemmar inte kommunicerar. Annonseringsteamet vet inte vad SEO-teamet gör, SEO-teamet vet inte vad Designteamet arbetar med och så vidare. Detta fungerar inte när ni försöker använda scrum. Innan ni startar ett projekt, samla de teammedlemmar som ska arbeta med projektet och tilldela dem scrumroller.

Scrum-roller

Utvecklingsteam

Eftersom Agile började med utvecklare har namnet följt med. Men scrum-utvecklingsteamet är vem som helst som är ansvarig för att genomföra arbetet under en sprint.

Vem ska vara i utvecklingsteamet?

Vanligtvis består ett projekt av många olika delar, som grafisk design eller content. Under scrum skulle en grafisk formgivare och copywriter vara en del av utvecklingsteamet eftersom de är ansvariga för att leverera arbete under en sprint. Ert utvecklingsteam bör bestå av medlemmar från olika avdelningar som kommer att producera leveranserna för projektet. I ett marknadsföringsteam kan de personer som ansvarar för produktion kallas ett scrumteam.

Produktägare

Produktägaren är ansvarig för att hantera uppgifterna i projektet (känd som scrum-backlogg), samverka med projektets intressenter, leverera arbetet som slutförts under sprinten till intressenterna och hantera feedback. Detta betyder inte att scrumteamet inte kan lägga till uppgifter i backloggen om de dyker upp, men de bör kommunicera med produktägaren om eventuella ändringar. Produktägaren förväntas vara expert på projektet och känna till alla detaljer om förväntningarna.

Vem ska vara produktägare i ert marknadsföringsteam?

Vanligtvis hos marknadsföringsbyråer kan denna roll fullgöras av en kontoansvarig. Kontoansvarig samlar all information som behövs från klienten inklusive projektets mål och kommunicerar med klienten. Eftersom detta är en vanlig del av deras vardag kan de enkelt anpassa sig till sin nya roll. I ett marknadsföringsteam kan produktägaren även kallas projektägare.

Scrum Master

Scrummastern ansvarar för scrumprocessen och ser till att utvecklingsteamet har alla nödvändiga verktyg för att slutföra sina uppgifter under en sprint. Detta innebär att de kommer att arbeta för att lösa hinder, leda dagliga standups och sprint retrospektiv, kommunicera status till projektägaren och se till att scrumteamet och projektägaren slutför sitt arbete.

Vem ska vara Scrum Master i ert marknadsföringsteam?

Denna roll kan genomföras av flera personer och varierar mellan olika företag. Det kan vara en marknadskoordinator eller marknadschef som inte har kontakt med klienten utan istället hanterar hela scrumteamet och projektägaren. Det kan vara en kombination av marknadschef och marknadsföringskoordinator – vars roll är att samla in alla tillgångar som behövs och skapa uppgifter för scrumteamet (en mindre erfaren marknadsförare som lär sig genom tillsyn över scrumteamet). Eller så kan projektägaren ha rollen som scrummaster.

2. Skapa en Sprint Backlog och planera sprints

Innan ni påbörjar ert arbete med en sprint bör ert team brainstorma projekt eller enskilda uppgifter i ett projekt för att skapa en backlogg med kommande sprints. Backloggen är som ett lager för alla projekt och saker som behöver göras för att slutföra ett projekt. Detta kan göras i form av ett excel-ark eller ett projekthanteringssystem, men varhelst backloggen lagras bör den innehålla tillräckligt med information, inklusive en beskrivning (user story).

Vilken information ska finnas i er Sprint-backlogg?

• Kampanj eller projektnamn
• Ägare: Vem i marknadsföringsteamet driver detta? Det här kan vara projektägaren om ni redan har fastställt era scrum-roller.
• Mål: Vad kommer detta projekt eller kampanj att uppnå?
• Problem: Vad försöker detta projekt eller kampanj fixa eller lösa?
• Användarberättelse: Förklarar vem, vad och varför med ett projekt eller en kampanj. Detta är en grundläggande del av att bilda era individuella backlogg-uppgifter. Användarberättelsen behöver inte följa en viss struktur, men den vanligaste strukturen som används i Agile liknar följande: ”Som en [roll] vill jag [handling], så att [nytta].” [Rollen] representerar vem kampanjen eller projektet kommer att gynna. Det är inte en jobbtitel. Ett enkelt exempel på en användarroll är: Som [kund] vill jag ha [en e-postadress för övergivna varurkorgar] så att [jag påminns om varorna jag tänkte köpa].
• Hypotes: Detta bör användas för att förutsäga resultatet av ett projekt eller kampanj.
• Mätning: Förklara kort hur kampanjens eller projekts framgång kommer att mätas

När projektet är klart bör backloggen uppdateras med resultat som kan granskas under sprintens retrospektiv.

Vilken information ska finnas i er backlogg efter att sprintarna är klara?

• Publiceringsdatum: Publicerings- eller lanseringsdatum för kampanjen eller projektet.
• Analysdatum: När mättes resultaten av kampanjen eller projektet?
• Resultat
• Retro Date: När är / var sprint retrospektivet?
• Nästa steg

När ni har skapat backloggen har ni ett arkiv med projekt som måste göras. Projektägaren och scrummastern kan nu tilldela uppgifter till scrumteamet som kommer att slutföra uppgifterna i en sprint. Varje sprint är en arbetscykel som vanligtvis är två veckor men inte bör vara längre än en månad. Om en sprint skulle ta längre tid än en månad att slutföra, betyder det att den måste delas upp i mindre steg.

3. Delta i dagliga standupmöten och driva arbetsflödet

När en sprint börjar bör hela ert scrumteam ha dagliga standup-möten innan de börjar sitt arbete. Dessa möten är korta, 15 minuters, kortfattade sammankomster som är avsedda att lösa alla hinder och ge uppdateringar om framstegen. Under standups ställs följande tre frågor:

Vad gjorde ni igår?

• Svaret bör vara konkreta åtgärder som slutförts.

Vad ska ni göra idag?

• Detta bör hjälpa till att förutse om teamet lyckas slutföra sprinten baserat på tidslinjerna och mätvärdena i eftersläpningen.

Finns det något som hindrar er från att få ert arbete gjort?

• Detta är tänkt att identifiera eventuella hinder. När de dyker upp måste de tas bort eller åtgärdas så snart som möjligt.

Med hjälp av scrum-ramverket rör sig uppgifter under en sprint mot slutförande med tre olika steg: Pågår, Granskas och Slutfört. Termen Kanban går hand i hand med scrum eftersom det gör det enkelt att visualisera dessa tre steg. Ett PM-system i Kanban-stil består av kort som kan staplas och flyttas till varje steg. Korten representerar varje enskild uppgift.

Det är inte nödvändigt att använda Kanban för att organisera era uppgifter under en sprint om det inte är er föredragna arbetsstil eller om ert PM-system inte har den funktionen. Men hur ni än väljer att organisera en uppgift, bör det finnas ett sätt för teamet att enkelt ange om en uppgift pågår, redo för feedback eller slutförd. Det kan också finnas fler steg om det behövs i ert Kanban-kort. En Kanban-stil kan enkelt anpassas till det som fungerar för ert företag. Den största fördelen är att kunna visualisera en uppgiftslista och var de befinner sig i en sprint.

4. Slutföra Sprints och delta Sprint Retrospective

När er sprint är klar kommer ni att hålla en sprint retrospektiv. Detta är ett möte som ska förbättra er efterföljande sprint. Under er  retrospektiv bör dessa frågor besvaras:

• Vad som gick bra
• Vad som inte gick bra
• Vad kan förbättras
• Vad måste stoppas för att förbättra nästa sprint
• Vad måste startas för att förbättra nästa sprint

Ni kommer också att behöva uppdatera er sprintbacklog för att hålla reda på era sprint-stories.

Vad är nästa steg i agil marknadsföring?

Medan dessa fyra steg hjälper ert team att komma igång med att använda Agile och jobba med agil marknadsföring, finns det fler delar i scrum som ert team kan lära sig. När dessa steg är på plats, överväg att bedöma scrum-mätvärden som velocity och burndown. Termen velocity under Agile är hur snabbt ett team slutför arbetet i en sprint. Varje projekt kan delegeras ett poängvärde baserat på er förståelse för projektet. När teamet slutför projekt under en sprint samlar de poäng. Med tiden kan scrummastern se genomsnittlig hastighet och använda den för att förbättra scrumprocessen.

Burndown hjälper också ert företags produktivitet med Agile. Det är en visuell framställning av hur mycket arbete som har slutförts, hur mycket som pågår och hur mycket som återstår att göra under den aktuella sprinten. Om ni använder ett projektledningssystem är det möjligt att den här funktionen är inbyggd. Om så inte är fallet kan ni hitta ett sätt att spåra detta som fungerar för ert företag. Med hjälp av en burndowntabell kan scrummastern säkerställa att sprinten håller sig på rätt spår.

Vi använder Agile för att säkerställa att alla våra digitala marknadsföringsprojekt är på rätt spår för våra kunder. Om ni letar efter mer vägledning om hur ni strukturerar ert digitala marknadsföringsteam eller bara digitala marknadsföringstjänster, kontakta oss för en gratis konsultation. Vi hjälper er att hitta flaskhalsar i er process eller svara på eventuella frågor om digital marknadsföring.